Déclaration des salariés et commande des cartes

L’essentiel à retenir

Création d’un compte pour l’entreprise. Le processus de gestion de la Carte BTP est entièrement dématérialisé. Pour commander les Cartes BTP, l’entreprise doit obligatoirement et préalablement créer un compte sur le site Cartebtp.fr.

Déclaration de chaque salarié. L'employeur (ou l'entreprise utilisatrice dans le cas d'un salarié intérimaire détaché par une entreprise de travail temporaire établie hors de France) est tenu de déclarer ses salariés : état civil et photo d’identité à la norme “passeports”. Cette déclaration s’effectue exclusivement en ligne sur le site Cartebtp.fr.

Commande et paiement des cartes. L’employeur commande les cartes pour les salariés qu’il a déclarés. Le paiement s’effectue par carte bancaire, virement unitaire ou par avance de trésorerie. 

Transmission et réception des cartes. Dès l’encaissement  du montant dû au titre de la commande de cartes BTP, une attestation provisoire est disponible au téléchargement, à remettre à chaque salarié et valable en cas de contrôle jusqu’à 72 heures après réception de la carte. À l’issue d’un délai de 5 à 6 jours ouvrés nécessaire à leur édition, les cartes sont adressées à l’employeur par courrier postal, à l’adresse désignée en France — et seulement en France.

Questions-réponses

 

Le processus est entièrement dématérialisé : la commande de Carte BTP s’effectue exclusivement par Internet, en trois grandes étapes.

  1. Créer un compte sur Cartebtp.fr
    Pour commander et payer une carte, l’employeur, doit avoir préalablement créé un compte sur Cartebtp.fr.
  2. Déclarer les salariés
    Une fois le compte créé, l’employeur peut déclarer ses salariés ou importer les déclarations préalables de détachement effectuées via le portail SIPSI.
  3. Commander et payer les cartes
    Une fois le(s) salarié(s) déclaré(s), l’employeur peut commander et payer des cartes.

La commande de Carte BTP suit des règles différentes selon le type d’entreprise : 

  1. Entreprise établie en France et entreprise établie hors de France employant des salariés immatriculés au régime de sécurité sociale français (hors ETT)
    La commande de Carte BTP s’effectue à l’embauche de tout nouveau salarié.
     
  2. Entreprise de travail temporaire établie en France et entreprise de travail temporaire établie hors de France employant des salariés intérimaires immatriculés au régime de sécurité sociale français
    La commande de Carte BTP s’effectue au plus tard le jour du démarrage de la première mission du salarié intérimaire concerné, sauf s’il dispose déjà d’une Carte BTP en cours de validité.
     
  3. Entreprise établie hors de France
    La commande la Carte BTP s’effectue après avoir effectué la déclaration de détachement des salariés concernés et impérativement au plus tard le jour du début de leur premier contrat de détachement, sauf s'ils disposent déjà d'une Carte BTP en cours de validité.

Dans tous les cas, c’est l’employeur (ou son mandataire, le tiers-déclarant) qui doit commander la Carte BTP. Les commandes de cartes s’effectuent exclusivement en ligne sur le site Cartebtp.fr.

  1. Entreprise établie en France et entreprise sans établissement en France (entreprise établie hors de France employant des salariés immatriculés au régime de sécurité sociale français), hors ETT
    Elle commande la Carte BTP en tant qu’employeur, pour ses salariés entrant dans le périmètre.
     
  2. Entreprise de travail temporaire établie en France et entreprise de travail temporaire établie hors de France employant des salariés intérimaires immatriculés au régime de sécurité sociale français
    Elle commande la Carte BTP pour ses salariés intérimaires concernés, y compris les salariés titulaires d'un CDI intérim, s'ils ne sont pas déjà détenteurs d'une Carte BTP.
    Rappel : pour les intérimaires salariés d’une entreprise de travail temporaire établie en France ou dont les salariés sont immatriculés au régime de sécurité sociale français, la Carte BTP est valable cinq ans, même en cas de changement d’employeur ETT.
     
  3. Entreprise établie hors de France
    Elle commande la Carte BTP en tant qu’employeur, pour ses salariés détachés ou salariés intérimaires détachés sur des chantiers en France.
    Depuis le 1er avril 2024 : pour les salariés détachés d’une entreprise établie hors de France, la Carte BTP est valable cinq ans, même en cas de changement d’employeur (établi hors de France).

La déclaration des salariés et la commande de Cartes BTP nécessitent au préalable l’ouverture du compte sur le Cartebtp.fr, le site de gestion de la Carte BTP. Une fois le compte ouvert, l’Administrateur ou l’Utilisateur en charge des commandes de cartes fournit les informations requises pour chaque salarié concerné. La liste des informations diffère selon le type de salarié.

Attention : les fausses déclarations sont passibles des sanctions prévues à l’article 441-6 du code pénal.

  1. Salarié d’une entreprise établie en France ou établie hors de France mais employant des salariés immatriculés au régime de sécurité sociale français

    Pour un salarié non intérimaire (CDD, CDI…) :
    . Nom, prénom(s), sexe, date et lieu de naissance.
    . Nationalité.
    . Photographie d’identité numérique.
    . Pour les salariés de nationalité étrangère : numéro d’autorisation de travail ou de la carte de séjour valant autorisation de travail (pour les étrangers qui en sont titulaires).
    . Nature du contrat de travail
    . Pour les CDD, date prévue de fin de contrat.

    Pour un salarié intérimaire :
    . Nom, prénom(s), sexe, date et lieu de naissance.
    . Nationalité.
    . Photographie d’identité numérique.
    . Pour les salariés de nationalité étrangère : numéro d’autorisation de travail ou de la carte de séjour valant autorisation de travail (pour les étrangers qui en sont titulaires).
    . Nature du contrat de travail
    . SIREN ou SIRET et dénomination sociale de l'entreprise utilisatrice
    Dates de début et de fin de mission (la durée du chantier n’est pas demandée).
     
  2. Pour le salarié détaché ou intérimaire détaché d’une entreprise établie hors de France
    . Numéro de déclaration préalable de détachement enregistrée dans SIPSI.
    . Photographie d’identité numérique.
    . Pour les salariés de nationalité étrangère : numéro de l’autorisation de travail ou de la carte de séjour valant autorisation de travail.

Oui. Il appartient à l’employeur de déterminer le mode de remise de l’attestation provisoire à ses salariés. Il est ainsi possible de transmettre l’attestation provisoire aux salariés par courriel. S’ils disposent d’un smartphone, ces derniers pourront la présenter directement au contrôleur sans l’imprimer.

L’ouverture d’un compte sur Cartebtp.fr est possible à tout moment par une personne dûment habilitée de l’entreprise.

Les informations à fournir varient selon le type d’entreprise concerné.

Attention : la fausse déclaration est passible des sanctions prévues à l’article 441-6 du code pénal et l’absence de déclaration est passible des sanctions prévues à l’article L.8291-2 du code du travail.

Chargement du logo de l’entreprise
Pour les entreprises concernées, le logo peut être chargé afin de le faire figurer que la Carte BTP. Attention : seul le format Jpeg (.jpg) est accepté et le logo sera imprimé sur les cartes en noir et blanc.

Pour une entreprise établie en France ou une entreprise sans établissement en France

  1. Si l’entreprise est une personne morale
    . Dénomination sociale*
    . Statut juridique
    . Numéro d’identification SIREN ou SIRET*
    . Logo de l’employeur, format Jpeg (.jpg) exclusivement (sauf pour les ETT)
    . Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du représentant légal*
    . Coordonnées postales du siège social*
    . Nom, prénom, numéro de téléphone et adresse de messagerie de l’Administrateur du compte*
     
  2. Si l’entreprise est une personne physique
    . Dénomination sociale>
    . Statut juridique
    . Numéro d’identification SIREN ou SIRET
    . Logo (sauf pour les ETT)
    . Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance nationalité du représentant légal*
    . Coordonnées postales du représentant légal*
    . Nom, prénom, numéro de téléphone et adresse de messagerie de l’Administrateur du compte*

__________
* Information obligatoire.

Une fois que les informations permettant d’identifier l’entreprise, son représentant légal et l’Administrateur Carte BTP sont renseignées, un lien de première connexion est adressé par courriel à l’Administrateur. Ce dernier choisit alors un mot de passe lui permettant de confirmer la création du compte. Il pourra alors créer les éventuels comptes Utilisateurs, déclarer des salariés et commander des cartes.

Pour des raisons de sécurité, un code d’activation définitive du compte Administrateur est adressé par courrier au représentant légal : tant que ce code n’est pas saisi, l’utilisation du compte est limitée dans le temps et en nombre de cartes commandées.

Pour une entreprise établie hors de France

Les démarches de commande de Carte BTP sont prises en charge par l’employeur (entreprise établie hors de France).

La création de compte s’effectue à partir des informations suivantes :

  1. Si l’entreprise est une personne morale
    . Dénomination sociale*
    . Numéro d’identification au registre des sociétés du pays d’établissement de l’entreprise*
    . Nom, prénom, sexe date et lieu de naissance du représentant légal*
    . Coordonnées postales du siège social*
    . Nom, prénom, numéro de téléphone et adresse de messagerie de l’Administrateur du compte*
     
  2. Si l’entreprise est une personne physique
    . Numéro d’identification au registre des sociétés du pays d’établissement de l’entreprise*
    . Nom, prénom, sexe date et lieu de naissance du représentant légal*
    . Coordonnées postales du représentant légal*
    . Nom, prénom et adresse de messagerie de l’Administrateur du compte*

__________
* Information obligatoire.

Une fois que les informations permettant d’identifier l’entreprise, son représentant légal et l’Administrateur Carte BTP sont renseignées, un lien de première connexion est adressé par courriel à l’Administrateur. Ce dernier choisit alors un mot de passe lui permettant de confirmer la création du compte. Il pourra alors créer les éventuels comptes Utilisateurs, déclarer des salariés et commander des cartes.

Le paiement par carte bancaire, effectué au moment de la  commande, déclenche immédiatement l’ordre de fabrication des cartes BTP. Attention : ce mode de règlement, réalisé via le système 3D Secure, nécessite une authentification du titulaire de la carte bancaire par l’envoi d’un code par SMS. L’entreprise devra donc veiller à ce que la personne en charge du paiement puisse avoir accès à ce code.

En cas de paiement par avance de trésorerie, le paiement est immédiat sous réserve d’un solde disponible suffisant.

En cas de paiement par virement, celui-ci doit être effectué dans les meilleurs délais. L’ordre de fabrication des cartes n’est donné que lorsque le virement reçu est effectivement rapproché de la commande. En l’absence de virement, la commande reste en attente de paiement quelques semaines avant d’être annulée. Dans l’intervalle, l’entreprise est régulièrement notifiée du fait que son virement est attendu.

 

Dans l’attente de la réception de la Carte BTP, dès la validation du paiement, une attestation provisoire est mise à disposition de l’entreprise, pour chaque Carte BTP demandée, au format PDF sur Cartebtp.fr. Cette attestation doit être téléchargée et transmise dans les meilleurs délais aux salariés concernés.

L’attestation provisoire permet aux salariés de justifier de leur situation en attendant de recevoir leur Carte BTP.

La lecture du QR Code présent sur le document permet de contrôler la validité de la Carte BTP à laquelle correspond l’attestation.

L’ordre de fabrication des cartes commandées est donné dès le rapprochement effectif du paiement et de la commande :

  • immédiatement en cas de paiement par carte bancaire ou avance de trésorerie,
  • après quelques jours en cas de paiement par virement.

Les cartes sont ensuite expédiées à l’entreprise par courrier, au terme d’un délai de fabrication moyen de l’ordre de 5 à 6 jours ouvrés.

L’entreprise étrangère prestataire de services qui déclare un détachement sur le Système d'information des prestations de service internationales (SIPSI), doit ensuite commander ses Cartes BTP sur Cartebtp.fr, site de gestion de la Carte BTP. À cette fin, et depuis ce site, elle importe sa déclaration préalable de détachement (DPD), téléverse la photo d’identité de chaque salarié, commande et paye les cartes, sauf lorsque les salariés détachés ou salariés intérimaires détachés disposent déjà d’une Carte BTP valable cinq ans en cours de validité. Dans ce cas, la DPD doit être importée sur cette carte, même si c’est une autre entreprise qui l’a commandée et payée.

Non. Vous pouvez télécharger le logo de votre société pour qu’il soit intégré gratuitement sur les Cartes BTP de vos salariés dans les cas prévus par la loi. Le logo doit respecter les spécifications suivantes :

  • Format de fichier : jpg,
  • Taille de fichier : 50 Ko maximum,
  • Dimensions : 150 x 150 px.

La personnalisation des Cartes BTP est effectuée en niveaux de gris, y compris pour le logo.

Entreprises de travail temporaire et entreprises établies hors de France : la Carte BTP commandée par ces entreprises est attachée exclusivement au salarié, elle ne comprend ni le logo ni la raison sociale de l’employeur qui commande et paye la carte.

Non. Le paiement de la Carte BTP ne peut pas être révoqué.

Oui. La fourniture de la photo d’identité est obligatoire ; elle s’applique à tous les salariés relevant du champ d’application de la Carte BTP.

La déclaration d’un salarié sans le téléchargement de sa photo sera considérée comme incomplète et ne pourra pas aboutir à la création d’une Carte BTP. Il est recommandé d’anticiper la collecte des photos de ses salariés concernés.

Attention : les photos doivent être conformes à la norme applicable aux photos de passeports sous peine de voir la déclaration présentée considérée comme non conforme et rejetée. L’employeur devra alors commander une nouvelle carte et s’acquitter une nouvelle fois du montant de la redevance pour le même salarié !

ASTUCE
Carte BTP Photo est une application mobile gratuite conçue pour faciliter la prise et la collecte des photos par l’employeur dans le respect des formats supportés par le site Cartebtp.fr. Elle est actuellement disponible sur les plateformes Android et Apple iOS.

 

Les données à caractère personnel collectées par CIBTP France sont définies et strictement encadrées par le décret n°2016-175 du 22 février 2016 et par l’arrêté du 20 mars 2017 relatif au traitement automatisé de données à caractère personnel de la carte BTP, celles-ci étant nécessaires à la réalisation de sa mission légale de gestion administrative, technique et financière de la carte BTP.

L’employeur, au titre de son obligation d’information des salariés, des traitements de données à caractère personnel pratiqués par l’entreprise, devra informer ceux-ci de la communication de leurs données à caractère personnel à CIBTP France en vertu de l’obligation légale de déclaration en vue de la délivrance d’une carte BTP qui lui incombe.

Les informations à communiquer aux personnes concernées sont celles prévues à l’article 13 du Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 et à l’article 48 de la loi Informatique et liberté  n°78-17 du 6 janvier 1978, modifiée par la loi du 20 juin 2018.

En pratique, ces informations doivent être délivrées individuellement par l’employeur, à chaque salarié, notamment par courrier électronique, lettre d’information ou par tout autre moyen équivalent.

EN SAVOIR PLUS
Consulter le Document d’information des salariés

En cas de recueil des informations par voie de questionnaire
Lorsque de telles données sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent obligatoirement indiquer l’identité du responsable du traitement CIBTP France), la finalité poursuivie par le traitement à savoir la commande d’une carte BTP, et le caractère facultatif des réponses,

En revanche, l’employeur n’est pas tenu de procéder à une déclaration préalable à la CNIL.

Par ailleurs, malgré l’absence d’une telle obligation dans le décret, l’employeur peut, s’il le juge utile, informer les institutions représentatives du personnel du transfert des données personnelles des salariés à CIBTP France et déterminer le cas échéant les modalités de cette information.

Le compte doit être ouvert par une personne habilitée par l’entreprise (l’Administrateur), dès lors que cette dernière entre dans le champ d’application du dispositif.

L’entreprise s’assure qu’elle relève du champ d’application du dispositif.

La demande d’ouverture de compte peut être effectuée par un tiers-déclarant — une tierce personneayant reçu de l’entreprise une délégation pour agir en son nom et pour son compte. Ce tiers-déclarant, à qui l’entreprise délègue la création de son compte ainsi que son adhésion et accès au service carte BTP via le site Cartebtp.fr dispose des mêmes prérogatives que l’Administrateur.

L'entreprise ou le tiers déclarant désignent un Administrateur et le cas échéant un Administrateur adjoint.

L’Administrateur peut créer des Utilisateurs auxquels il délègue des droits sur tout ou partie du processus de commande de Carte BTP.

L’Administrateur peut :

  • Gérer les informations relatives à l’entreprise
  • Gérer plusieurs comptes (différentes entreprises, différentes unités organisationnelles).  Une fois connecté, il accède à l’ensemble de ces comptes sans avoir à s’identifier spécifiquement pour chaque compte.
  • Créer et gérer les habilitations d’autres Utilisateurs
  • Saisir le code d’activation définitive d’un compte, reçu par courrier postal, afin de lever la limitation du compte en nombre de cartes commandées et/ou durée d’utilisation.
  • Promouvoir un utilisateur au rang d’Administrateur adjoint.

Oui. Plusieurs cartes peuvent faire l’objet d’une même commande et l’utilisateur peut commander tout ou partie des cartes de salariés préalablement déclarés.

La déclaration des salariés peut s’effectuer :

1. Unitairement par saisie à l’écran

2. Par téléversement de fichiers ou "chargement en masse"

L’entreprise prépare alors deux fichiers :

  • l’un contenant les informations requises pour l’ensemble des salariés concernés (état civil au format CSV),
  • l’autre contenant les photos correspondantes (fichiers JPEG compressés au format ZIP).

À noter : ce mode de chargement ne peut pas être utilisé pour des travailleurs détachés, dont les données doivent impérativement être importées à partir de la déclaration préalable à l’embauche saisie dans SIPSI. Le téléversement de fichier convient plus particulièrement aux PME et grandes entreprises.

3. Par EDI (échanges de données informatisées)

L’entreprise peut connecter son système d’informations avec le système d’information dédié à la Carte BTP.

Le paiement dématérialisé peut s’effectuer de plusieurs manières :  par carte bancaire (via un module de paiement sécurisé), par virement bancaire, ou par avance de trésorerie.

L'avance de trésorerie est une réserve d’argent alimentée par virement SEPA standard par l’entreprise sur le compte dédié de CIBTP France, en prévision du paiement des Cartes BTP ultérieurement commandées. L'entreprise n’a plus à procéder à un virement spécifique à chaque commande puisque les commandes décrémentent automatiquement son solde. La remise de l’attestation provisoire est instantanée. Pour l’avance de trésorerie, une convention doit être signée au préalable avec CIBTP France.

Attention : ni le paiement par chèque ni le prélèvement ne sont autorisés !

Comme pour toute livraison, il est important d’ouvrir et d’inspecter le colis contenant les Cartes BTP en présence du transporteur, avant de signer le bon de livraison.

Si le colis s’avère détérioré et/ou incomplet, le destinataire doit

  • refuser le colis (celui-ci sera alors retourné au centre de production),
  • alerter le service de gestion de la Carte BTP en utilisant le formulaire de contact présent sur le site Cartebtp.fr.

Attention : Si le contenu du colis est identifié comme détérioré et/ou incomplet après la signature du bon de livraison, l’entreprise doit procéder à une nouvelle commande de Cartes BTP. La commande livrée (sur la foi de la signature du bon de livraison) n’est pas susceptible de remboursement.