Déclaration des salariés et commande des cartes

L’essentiel à retenir

Création d’un compte pour l’entreprise. Le processus de gestion de la Carte BTP est entièrement dématérialisé. Pour commander les Cartes BTP, l’entreprise doit obligatoirement et préalablement créer un compte sur le site Cartebtp.fr.

Déclaration de chaque salarié. L'employeur (ou l'entreprise utilisatrice dans le cas d'un salarié intérimaire détaché par une entreprise de travail temporaire établie hors de France) est tenu de déclarer ses salariés : état civil et photo d’identité à la norme “passeports”. Cette déclaration s’effectue exclusivement en ligne sur le site Cartebtp.fr.

Commande et paiement des cartes. L’employeur commande les cartes pour les salariés qu’il a déclarés. Le paiement s’effectue par carte bancaire, virement unitaire ou par avance de trésorerie. 

Transmission et réception des cartes. Dès l’encaissement  du montant dû au titre de la commande de cartes BTP, une attestation provisoire est disponible au téléchargement, à remettre à chaque salarié et valable en cas de contrôle jusqu’à 72 heures après réception de la carte. À l’issue d’un délai de 5 à 6 jours ouvrés nécessaire à leur édition, les cartes sont adressées à l’employeur par courrier postal, à l’adresse désignée en France — et seulement en France.

Questions-réponses

 

Le processus est entièrement dématérialisé : la commande de Carte BTP s’effectue exclusivement par Internet, en trois grandes étapes.

  1. Créer un compte sur Cartebtp.fr
    Pour commander et payer une carte, l’employeur (ou l’entreprise utilisatrice), doit avoir préalablement créé un compte sur le site de gestion de la Carte BTP.
  2. Déclarer les salariés
    Une fois le compte créé, l’employeur (ou l’entreprise utilisatrice) peut déclarer ses salariés ou importer les déclarations préalables de détachement effectuées via le portail SIPSI.
  3. Commander et payer les cartes
    Une fois le(s) salarié(s) déclaré(s), l’employeur (ou l’entreprise utilisatrice) peut commander et payer des cartes.

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La déclaration des salariés et la commande de Cartes BTP nécessitent au préalable l’ouverture du compte sur le site de gestion de la Carte BTP. Une fois le compte ouvert, l’Administrateur ou l’Utilisateur habilité, déclare les salariés et commande les cartes.

Les informations requises pour déclarer un salarié dépendent du type de contrat de travail.

Attention : les fausses déclarations sont passibles des sanctions prévues à l’article 441-6 du code pénal.

 

  1. Salarié d’une entreprise établie en France ou établie hors de France mais employant des salariés immatriculés au régime de sécurité sociale français

    Pour un salarié non intérimaire (CDD, CID…) :
    . Nom, prénom(s), sexe, date et lieu de naissance.
    . Nationalité.
    . Photographie d’identité numérique.
    . Pour les salariés de nationalité étrangère : numéro d’autorisation de travail ou de carte de séjour valant autorisation de travail (pour les étrangers qui en sont titulaires).
    . Nature du contrat de travail
    . Pour les CCD, date prévue de fin de contrat.

    Pour un salarié intérimaire :
    . Nom, prénom(s), sexe, date et lieu de naissance.
    . Nationalité.
    . Photographie d’identité numérique.
    . Pour les salariés de nationalité étrangère : numéro d’autorisation de travail ou de carte de séjour valant autorisation de travail (pour les étrangers qui en sont titulaires).
    . Informations relatives au chantier ou adresse du client indiquées sur le contrat de mise à disposition conclu avec l’entreprise utilisatrice, dont les dates de début et de fin de mission (la durée du chantier n’est pas demandée)
    Date de début et date de fin de l’affectation du salarié intérimaire à chaque mission effectuée.
     
  2. Pour le salarié détaché ou intérimaire détaché d’une entreprise établie hors de France
    . Numéro de déclaration préalable de détachement enregistrée dans SIPSI.
    . Photographie d’identité numérique.

Rappel : pour un salarié intérimaire détaché d’une entreprise de travail temporaire établie à l’étranger, la commande de Carte BTP est assurée par l’entreprise utilisatrice.

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La commande de Carte BTP suit des règles différentes selon le type d’entreprise : 

  1. Entreprise établie en France et entreprise établie hors de France employant des salariés immatriculés au régime de sécurité sociale français (hors ETT)
    La commande de Carte BTP s’effectue à l’embauche de tout nouveau salarié ou dès le début de la mission de tout travailleur  détaché  après   avoir effectué sa déclaration de détachement mais impérativement avant la date de début du contrat de détachement.
     
  2. Entreprise de travail temporaire établie en France et entreprise de travail temporaire établie hors de France employant des salariés intérimaires immatriculés au régime de sécurité sociale français
    La commande de Carte BTP s’effectue avant la date de démarrage de la première mission du salarié intérimaire concerné, sauf s’il dispose déjà d’une Carte BTP en cours de validité.
     
  3. Entreprise établie hors de France
    La commande la Carte BTP s’effectue après avoir effectué la déclaration de détachement des salariés concernés et impérativement avant la date de début de leur contrat de détachement.

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Dans tous les cas, c’est l’employeur (ou son mandataire, le tiers-déclarant) qui doit commander la Carte BTP.

  1. Entreprise établie en France et entreprise établie hors de France employant des salariés immatriculés au régime de sécurité sociale français (hors ETT)
    Elle commande la Carte BTP
    - en tant qu’employeur, pour ses salariés entrant dans le périmètre,
    - en tant qu’entreprise utilisatrice, le cas échéant, pour les salariés intérimaires détachés par une entreprise de travail temporaire établie à l’étranger.

     
  2. Entreprise de travail temporaire établie en France et entreprise de travail temporaire établie hors de France employant des salariés intérimaires immatriculés au régime de sécurité sociale français
    Elle commande la Carte BTP pour ses salariés intérimaires concernés, s’ils ne sont pas déjà détenteurs de cette Carte.
    Rappel : pour les intérimaires salariés d’une entreprise de travail temporaire établie en France ou dont les salariés sont immatriculés au régime de sécurité sociale français, la Carte BTP est valable cinq ans, même en cas de changement d’employeur ETT.
     
  3. Entreprise établie hors de France
    Elle commande la Carte BTP en tant qu’employeur, pour ses salariés détachés sur des chantiers en France.

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Les informations à fournir varient selon le type d’entreprise concerné.

Attention : la fausse déclaration est passible des sanctions prévues à l’article 441-6 du code pénal et l’absence de déclaration est passible des sanctions prévues à l’article L.8291-2 du code du travail.

Chargement du logo de l’entreprise
Pour les entreprises concernées, le logo peut être chargé afin de le faire figurer que la Carte BTP. Attention : seul le format Jpeg (.jpg) est accepté et le logo sera imprimé sur les cartes en noir et blanc.

Pour une entreprise établie en France

  1. Si l’entreprise est une personne morale
    . Dénomination sociale*
    . Statut juridique
    . Numéro d’identification SIREN*
    . Logo de l’employeur, format Jpeg (.jpg) exclusivement (sauf pour les ETT)
    . Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du représentant légal*
    . Coordonnées postales du siège social*
    . Nom, prénom et adresse de messagerie de l’Administrateur du compte*
     
  2. Si l’entreprise est une personne physique
    . Dénomination sociale
    . Numéro d’identification SIREN
    . Logo (sauf pour les ETT)
    . Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance nationalité du représentant légal*
    . Coordonnées postales du représentant légal*
    . Nom, prénom et adresse de messagerie de l’Administrateur du compte*

__________
* Information obligatoire.

Une fois que les informations permettant d’identifier l’entreprise, son représentant légal et l’Administrateur Carte BTP sont renseignées, un lien de première connexion est adressé par  courriel à l’Administrateur. Ce dernier choisit alors un mot de passe lui permettant de confirmer la création du compte. Il pourra alors créer les éventuels comptes Utilisateurs, déclarer des salariés et commander des cartes.

Pour des raisons de sécurité, un code d’activation définitive du compte Administrateur est adressé par courrier au représentant légal : tant que ce code n’est pas saisi, l’utilisation du compte est limitée dans le temps et en nombre de cartes commandées.

Pour une entreprise établie hors de France

Dans le cas des salariés intérimaires détachés d’une entreprise de travail temporaire établie hors de France, les démarches de commande de Carte BTP peuvent être prises en charge par l’entreprise utilisatrice. Il n’y a pas lieu, pour l’entreprise de travail temporaire, d’ouvrir de compte sur le site de gestion de la Carte BTP.

Dans le cas général, la création de compte s’effectue à partir des informations suivantes :

  1. Si l’entreprise est une personne morale
    . Dénomination sociale*
    . Statut juridique
    . SIREN ou numéro d’identification au registre des sociétés du pays d’établissement de l’entreprise*
    . Logo de l’employeur
    . Nom, prénom, sexe date et lieu de naissance du représentant légal*
    . Coordonnées postales du siège social*
    . Nom, prénom et adresse de messagerie de l’Administrateur du compte*
     
  2. Si l’entreprise est une personne physique
    . SIREN ou numéro d’identification au registre des sociétés du pays d’établissement de l’entreprise*
    . Logo
    . Nom, prénom, sexe date et lieu de naissance du représentant légal*
    . Coordonnées postales  du représentant légal*
    . Nom, prénom et adresse de messagerie de l’Administrateur du compte*

__________
* Information obligatoire.

Une fois que les informations permettant d’identifier l’entreprise, son représentant légal et l’Administrateur Carte BTP sont renseignées, un lien de première connexion est adressé par courriel à l’Administrateur. Ce lien permet de confirmer la création de compte et de choisir un mot de passe. Il peut alors importer les données relatives aux salariés telles que déclarées dans les déclarations préalables de détachement et  téléverser des photos des salariés, puis commander des cartes.

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Oui. Il appartient à l’employeur de déterminer le mode de remise de l’attestation provisoire à ses salariés. Il est ainsi possible de transmettre l’attestation provisoire aux salariés par courriel. S’ils disposent d’un smartphone, ces derniers pourront la présenter directement au contrôleur sans l’imprimer.

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Le paiement par carte bancaire, effectué au moment de la  commande, déclenche immédiatement l’ordre de fabrication des cartes BTP. Attention : ce mode de règlement, réalisé via le système 3D Secure, nécessite une authentification du titulaire de la carte bancaire par l’envoi d’un code par SMS. L’entreprise devra donc veiller à ce que la personne en charge du paiement puisse avoir accès à ce code.

En cas de paiement par avance de trésorerie, le paiement est immédiat sous réserve d’un solde disponible suffisant.

En cas de paiement par virement, celui-ci doit être effectué dans les meilleurs délais. L’ordre de fabrication des cartes n’est donné que lorsque le virement reçu est effectivement rapproché de la commande. En l’absence de virement, la commande reste en attente de paiement quelques semaines avant d’être annulée. Dans l’intervalle, l’entreprise est régulièrement notifiée du fait que son virement est attendu.

 

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Dès la validation du paiement, une attestation provisoire est mise à disposition de l’entreprise, pour chaque Carte BTP demandée, au format PDF sur le site de gestion de la Carte BTP. Cette attestation doit être téléchargée et transmise dans les meilleurs délais aux salariés concernés.

L’attestation provisoire permet aux salariés de justifier de leur situation en attendant de recevoir leur Carte BTP.

La lecture du QR Code présent sur le document permet de contrôler la validité de la Carte BTP à laquelle correspond l’attestation.

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L’ordre de fabrication des cartes commandées est donné dès le rapprochement effectif du paiement et de la commande :

  • immédiatement en cas de paiement par carte bancaire ou avance de trésorerie,
  • après quelques jours en cas de paiement par virement.

Les cartes sont ensuite expédiées à l’entreprise par courrier, au terme d’un délai de fabrication moyen de l’ordre de 5 à 6 jours ouvrés.

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Non. Le paiement de la Carte BTP ne peut être révoqué.

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